Zpracování a ochrana osobních údajů v Ministerstvu spravedlnosti

Následující informace podle ustanovení čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ (dále jen „Nařízení" nebo „GDPR") Vám poskytují přehled o zpracování osobních údajů v Ministerstvu spravedlnosti.

Kdo je správce Vašich osobních údajů a jaké jsou jeho kontaktní údaje?

Správcem Vašich osobních údajů je Ministerstvo spravedlnosti se sídlem Vyšehradská 16, 128 12 Praha 2, tel.: 221 997 111, ID datové schránky: kq4aawz, email: posta@msp.justice.cz.

Kdo je pověřencem pro ochranu osobních údajů?

Výkonem funkce pověřence pro ochranu osobních údajů pro Ministerstvo spravedlnosti je pověřen Mgr. Jan Panoš, se sídlem Ministerstvo spravedlnosti, Vyšehradská 16, 128 10, Praha 2, tel: +420 221 997 476, e-mail: poverenec@msp.justice.cz, www.justice.cz.

Jaký je účel a právní základ zpracování Vašich osobních údajů?

I.

Podle ustanovení § 11 zákona č. 2/1969 Sb., o zřízení ministerstev a jiných ústředních orgánů státní správy je Ministerstvo spravedlnosti ústředním orgánem státní správy pro soudy a státní zastupitelství, pro vězeňství, pro probaci a mediaci a zastupuje Českou republiku při vyřizování stížností na porušení Úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod a jejích Protokolů a Mezinárodního paktu o občanských a politických právech. Ministerstvo spravedlnosti dále plní úkoly, které jsou mu uloženy právními předpisy České republiky a Evropské unie a mezinárodními smlouvami.

Za účelem plnění výše uvedených zákonných povinností, pro potřebu správních, registračních, dozorových, dohledových nebo jiných řízení a vedení zákonem stanovených rejstříků a evidencí zpracovává Ministerstvo spravedlnosti osobní údaje fyzických osob, které jsou účastníky uvedených řízení, žadateli, stěžovateli nebo oznamovateli, případně v řízení vystupují jako svědci či jiné na řízení zúčastněné osoby nebo se na ně vztahuje evidenční povinnost.

II.

Podle zákona č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů zastupuje Ministerstvo spravedlnosti a jím řízené organizační složky stát v právních vztazích hospodaření s majetkem České republiky. Za účelem plnění této úlohy a k zajištění řádného hospodářského chodu jednotlivých organizačních složek zpracovává Ministerstvo spravedlnosti osobní údaje smluvních dodavatelů-fyzických osob z titulu plnění smluvních povinností a právních povinností organizační složky státu. 

III.

Ministerstvo spravedlnosti je dále zaměstnavatelem podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů a služebním úřadem podle zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s těmito právními předpisy vede osobní spisy zaměstnanců. Osobní údaje zaměstnanců dále zpracovává pro plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění a předpisů upravujících náhradu platu zaměstnanci v dočasné pracovní neschopnosti.

IV.

Za účelem oprávněného zájmu - zajištění pořádku, bezpečnosti a ochrany majetku ministerstva a jeho zaměstnanců a veřejného zájmu na zajištění ochrany zpracovávaných informací a osobních údajů - jsou při vstupu do objektů Ministerstva spravedlnosti zaznamenány identifikační údaje návštěvníků.

Za účelem veřejného zájmu - zajištění pořádku a bezpečnosti v budově ministerstva – podle ustanovení § 2 odst. 1 písm. f) a § 4a písm. d) zákona č. 555/1992 Sb., o Vězeňské službě a justiční stráži České republiky, ve znění pozdějších předpisů, jsou prostory ministerstva monitorovány kamerovými systémy.

Bližší informace o jednotlivých oblastech působnosti Ministerstva spravedlnosti a právních předpisech, které tyto oblasti upravují, jsou uvedeny v záložce Organizační řád – příloha č. II. Organizačního řádu - Obsahová náplň činnosti organizačních útvarů Ministerstva spravedlnosti ČR.

V.

Nejčastějšími právními základy (tituly) zpracování osobních údajů v Ministerstvu spravedlnosti podle Nařízení jsou:

• nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
• nezbytnost zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;
• nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.

Získáváme Vaše osobní údaje i z jiných zdrojů?

Je-li to nezbytné pro zajištění výkonu konkrétní oblasti působnosti ministerstva, může vyřizující odborný útvar získat Vaše osobní údaje z veřejných rejstříků. Vaše osobní údaje nám mohou být v rámci výkonu působnosti Ministerstva spravedlnosti postoupeny jinými orgány veřejné moci nebo mohou být součástí podání, která jsou Ministerstvu spravedlnosti doručeny.  

Komu mohou být Vaše osobní údaje předány?

Případné předávání Vašich osobních údajů jinému správci je možné pouze na základě konkrétního právního předpisu, který takovou možnost či povinnost upravuje. Příjemci těchto osobních údajů jsou zpravidla orgány veřejné moci.

V odůvodněných případech mohou být Vaše osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli - externími dodavateli informačních systémů, a to v za účelem údržby a rozvoje informačních systémů.

Případné předání osobních údajů do zahraničí (státy mimo EU a mezinárodních organizací) je možné rovněž výlučně na základě právního předpisu nebo mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána. Volný pohyb osobních údajů v rámci Evropské unie z důvodu ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů není omezen ani zakázán.

Jak dlouho jsou Vaše osobní údaje uchovávány?

Délka uchovávání osobních údajů v jednotlivých oblastech působnosti ministerstva vychází z obecně závazných právních předpisů a je centrálně upravena Spisovým a skartačním řádem Ministerstva spravedlnosti (Pokyn Ministerstva spravedlnosti ze dne 28. srpna 2015, čj. MSP-3/2015-OP-ORG, ve znění Pokynu čj. MSP-3/2016-ORLZ-ORG ze dne 1. 6. 2016 a Pokynu čj. MSP-6/2017-ORLZ-ORG ze dne 1. 8. 2017). Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ust. § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.

Jaká jsou Vaše práva a povinnosti? 

GDPR umožňuje subjektům osobních údajů v závislosti na konkrétních právních titulech zpracování osobních údajů uplatnit následující práva:

1. právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
2. právo na opravu – doplnění (čl. 16 GDPR)
3. právo na výmaz (právo být zapomenut) – (čl. 17 GDPR)
4. právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
5. právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)
6. právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)

Podle čl. 21 odst. 1 Nařízení máte právo z důvodu Vaší konkrétní situace právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou zpracovávány na základě právního titulu oprávněného zájmu nebo plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci včetně profilování.

Jak můžete uplatnit své dotazy a žádosti?

Své dotazy a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů správce. Po posouzení důvodnosti žádosti budete do 30 dnů ode dne obdržení žádosti informováni o způsobu vyřízení a přijatých opatření. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.

U jakého orgánu můžete podat stížnost?

Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)

Kontaktní údaje úřadu:

Adresa: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

Telefon: pevná linka: +420 234 665 111 (Ústředna), fax: +420 234 665 444

WWW: oficiální: https://www.uoou.cz/

E-mail: oficiální: posta@uoou.cz

ID datové schránky: qkbaa2n